Wie hebben belang bij het museum?

Het is heel belangrijk van tijd tot tijd eens stil te staan bij de vraag: voor wie doen we het allemaal? Wie hebben eigenlijk belang bij het museum? Op de eerste plaats zijn dat de museummedewerkers zelf. Zij hebben als het goed is plezier in hun werk, en vinden het belangrijk om te doen.

Op de tweede plaats zijn dat de bezoekers. Zij komen naar het museum toe, en hebben (hopelijk) een prettige en leerzame ervaring.

Maar naast de eigen mensen en de bezoekers zijn er nog veel meer belanghebbenden (stakeholders), waar je in eerste instantie misschien niet direct aan denkt. Streekmuseum Jan Uten Houte zette deze belanghebbenden op een rij.

Busondernemingen, hotels en restaurants, de VVV, de gemeente, de scholen, andere lokale musea en verenigingen: het zijn allemaal organisaties die op een bepaalde manier belang hebben bij het museum. De medewerkers van Museum Jan Uten Houte wisten al snel tientallen belanghebbenden te benoemen. Het goed in beeld hebben van al deze groepen helpt het museum om ook gericht na te denken over de vraag wat het museum voor elk van deze groepen betekent, en wil betekenen.

Verschillende manieren van 'sorteren' van deze groepen kunnen weer helpen om duidelijker te maken hoe zij zich tot het museum verhouden:

• Welke rol hebben ze ten opzichte van het museum? Zijn het gebruikers, toeleveranciers, beïnvloeders of beslissers?
• Welke mate van invloed wil het museum bepaalde groepen geven? Worden ze geïnformeerd? Mogen ze meedenken over wat het museum doet? Of doen ze zelf ook echt mee? En beslissen ze misschien zelfs ook mee?
• Zijn er met bepaalde groepen misschien gedeelde belangen? En zo ja, is er ook onderling vertrouwen of ontbreekt het daaraan?

Zelf belanghebbenden in kaart brengen

1. Nodig iedereen ruim op tijd uit om deel te nemen en licht toe wat de bedoeling is. Het is nuttig zoveel mogelijk medewerkers te betrekken bij het kaart brengen van de belanghebbenden, om zo een breed beeld te krijgen.
2. Begin met het verzamelen van alle belanghebbenden en schrijf deze b.v. op een flip-overvel.
3. Ga vervolgens aan de slag met het groeperen van de belanghebbenden op een of meer van de hierboven aangegeven manieren. Gebruik hiervoor b.v. grote vellen en post-its.
4. Bespreek met elkaar de uitkomsten. Er kunnen natuurlijk verschillen zijn in de rollen die medewerkers aan belanghebbenden geven: licht aan elkaar toe waarom je een bepaalde belanghebbende zo ziet.

Aan de slag met de resultaten

Als duidelijker is geworden welke relatie het museum heeft met de verschillende groepen, kunnen gerichte vervolgstappen worden gezet. Welke dat zijn is natuurlijk afhankelijk van het te bereiken doel van het museum.

Een voorbeeld:
Er wordt geconstateerd dat hotels, restaurants en campings in de omgeving van het museum wel geïnformeerd worden over activiteiten in het museum, maar eigenlijk verder niet betrokken. Wanneer het museum zichzelf tot doel stelt het aantal bezoekers te vergroten, kan het zinvol zijn om te bekijken of met deze groep belanghebbenden bijvoorbeeld arrangementen bedacht kunnen worden.

Meer informatie over het in kaart brengen van de belanghebbenden is te vinden in het Beleidsplan voor musea van FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. Deze en andere stappenplannen voor het schrijven van een beleidsplan zijn te downloaden op de website van het Landelijk Contact van Museumconsulenten.