SWOT-analyse van het museum

Als een organisatie echt pas op de plaats wil maken en na wil denken over verandering, kan het heel leerzaam zijn om een SWOT-analyse te doen.

Streekmuseum Jan Uten Houte maakte zo'n SWOT-analyse. Ongeveer veertig vrijwilligers kwamen in drie groepen samen om hun gezichtspunten te delen.

SWOT staat voor: 

Strenghts - Sterkten
Weaknesses - Zwakten
Opportunities - Kansen
Threats - Bedreigingen

Door een SWOT-analyse te doen met alle medewerkers van een organisatie, worden alle gezichtspunten met betrekking tot het functioneren van de organisatie verzameld. Het resultaat is een waardevolle bijdrage voor het uitzetten van de koers van de organisatie.

De sterken en zwakten hebben betrekking op het werk van de organisatie. Denk bij een museum bijvoorbeeld aan:
- museumpresentatie
- tijdelijke tentoonstellingen
- rondleidingen
- museumwebsite
- toegankelijkheid
- bereikbaarheid
- openingstijden

Daarbij is het ook belangrijk de sterkten en zwakten van de werkprocessen in kaart te brengen, bijvoorbeeld:
- bevoegdheden
- overdraagbaarheid van taken
- interne communicatie

De kansen en bedreigingen hebben betrekking op de omgeving van de organisatie. Denk bij een museum bijvoorbeeld aan:
- samenstelling van de bevolking
- politieke ontwikkelingen
- veranderingen in het onderwijs
- invloed van ICT op het dagelijks leven

Dit kunnen ook heel concrete kansen en bedreigingen zijn, zoals:
- verlagen van de jaarlijkse subsidie door de gemeente
- vestiging van een vakantiepark in de omgeving

Een handige kapstok voor het systematisch aanduiden van kansen en bedreigingen in de omgeving is DESTEP-methode:

• Demografische trends (bevolking: bijvoorbeeld samenstelling, opleidingsniveau, migratie)
• Ecologische trends (omgang met milieu)
• Sociologische trends (levensstijlen: bijvoorbeeld familiestructuren, arbeidsethos)
• Technologische trends (bijvoorbeeld technologie in het dagelijks leven)
• Economische trends (conjunctuur: daling/stijging van de bestedingen, verandering in bestedingen)
• Politieke trends (bijvoorbeeld rol van de overheid in cultuur: terugtredend of inhoudelijk sturend)

Hoe organiseer je zelf een SWOT-analyse?

1. Nodig iedereen ruim op tijd uit om deel te nemen en licht toe wat de bedoeling is.
2. Maak de groepen niet groter dan ca. 15 personen; en iedere bijeenkomst niet langer dan ca. 2 uur.
3. Kies iemand van buiten de organisatie om de SWOT-analyse te begeleiden.
4. Licht aan het begin van de bijeenkomst de spelregels van een SWOT-analyse toe:
   • Het besprokene is vertrouwelijk.
   • We praten alleen over zaken, niet over mensen.
   • We gaan niet met elkaar in discussie, we kunnen elkaar wel om verduidelijking vragen.
   • We respecteren ieders mening.
   • We accepteren verschillen in kennis.
   • We brengen alleen eigen ervaringen/visies in.
5. Behandel achtereenvolgens de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen. Geef steeds bijvoorbeeld 10 minuten om op post-it's opmerkingen te schrijven (voor elke opmerking een post-it); verzamel ze vervolgens en plak ze op een flip-overvel; neem collectief de gemaakte opmerkingen door, vraag elkaar indien nodig om verduidelijking.

Voor een goede SWOT-bijeenkomst is het heel belangrijk discussie te vermijden. De gespreksleider moet hier zorg voor dragen. Wanneer discussie ontstaat, verdwijnt de ruimte om vrij na te denken over de organisatie.

Voorbeeld:
Iemand geeft als zwak punt aan: 'het museum is te weinig open'. Wanneer iemand anders deze opmerking ziet, zegt hij: 'Ja, maar dat kan ook niet anders. We hebben gewoon te weinig mensen om vaker open te zijn'. Deze tweede persoon heeft misschien helemaal gelijk, maar door deze opmerking wordt het met een frisse blik kijken naar de organisatie belemmerd. Juist door nu geen verklaringen te zoeken, maar enkel meningen en ervaringen te noteren, kan een beeld verkregen worden van wat mensen belangrijk vinden.

Resultaten van de SWOT-analyse

Hoe om te gaan met de gesignaleerde sterkten en zwakten, kansen en bedreigingen? In onderstaande tabel is kort aangegeven welke actie het meest passend is in de verschillende situaties:

Enkele voorbeelden:
- Heeft het museum goede onderwijsproducten en veel ervaring in het werken met leerlingen? Is tegelijkertijd voorzien dat steeds meer grootouders met kleinkinderen leuke uitstapjes zoeken? Investeer dan in het ontwikkelen van aantrekkelijke producten voor een museumbezoek van grootouders met kleinkinderen. Dan kun je voortbouwen op een expertise die al (deels) aanwezig is in het museum en dus op een relatief eenvoudige manier een nieuwe groep zien te bereiken.
- Heeft het museum nauwelijks ervaring met het inzetten van ICT? Signaleren we tegelijkertijd dat de samenleving steeds digitaler wordt? Beheers dan de schade door vast te stellen wat het museum in ieder geval moet doen, b.v. de website heel informatief en actueel houden, en in het museum zelf zorgen voor goede rondleiders.

Meer informatie over het uitvoeren van een SWOT-analyse is te vinden in het Beleidsplan voor musea van FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed. Deze en andere stappenplannen voor het schrijven van een beleidsplan zijn te downloaden op de website van het Landelijk Contact van Museumconsulenten.