SWOT-analyse van de heemkundekring

Als een organisatie echt pas op de plaats wil maken en na wil denken over verandering, kan het heel leerzaam zijn om een SWOT-analyse te doen.

Heemkundekring Schaijk&Reek maakte in het kader van het Begeleidingstraject voor Heemkundekringen zo'n SWOT-analyse. Het doel daarbij was de verschillende gezichtspunten m.b.t. het huidige functioneren van de heemkundekring – intern en in de omgeving – uit de organisatie halen ten behoeve van de gewenste versterking van de positie in de gemeenschap. Ongeveer vijftien vrijwilligers kwamen op 31 oktober 2016 samen om hun gezichtspunten te delen.

SWOT staat voor:
Strenghts - Sterkten
Weaknesses - Zwakten
Opportunities - Kansen
Threats – Bedreigingen

De sterke en zwakke punten betreffen de kenmerken van de kring en de huidige activiteiten en producten. Hierbij kijken we dus "naar binnen".

De kansen en bedreigingen betreffen ontwikkelingen, gebeurtenissen en invloeden in de samenleving, waar de heemkundekring en de activiteiten van de kring mee te maken hebben. Zodoende kijken we dus ook "naar buiten".

Door een SWOT-analyse te doen met bestuurders en leden van een kring, worden alle gezichtspunten met betrekking tot het functioneren van de kring verzameld. Het resultaat is een waardevolle bijdrage voor het uitzetten van de koers van de heemkundekring.

Voorbeelden SWOT-analyse:

Sterkten zijn bijvoorbeeld:
- veel kennis in de organisatie;
- leden bereid om de handen uit de mouwen te steken.

Zwakten zijn bijvoorbeeld:
- vooral samen bezig en weinig activiteiten voor anderen;
- iedereen doet het liefst wat hij zelf wil.

Kansen zijn bijvoorbeeld:
- nieuwe leden door nieuwe activiteiten;
-digitalisering en zo kennis beschikbaar stellen.

Bedreigingen zijn bijvoorbeeld:
- mensen verhuizen vaker, en hebben dus minder binding met de plaats waar ze wonen;
- mensen hebben weinig tijd voor vrijwilligerswerk.

Hoe organiseer je zelf een SWOT-analyse?

  1. Nodig iedereen ruim op tijd uit om deel te nemen en licht toe wat de bedoeling is.
  2. Maak de groepen niet groter dan ca. 15 personen; en iedere bijeenkomst niet langer dan ca. 2 uur.
  3. Kies iemand van buiten de organisatie om de SWOT-analyse te begeleiden.
  4. Licht aan het begin van de bijeenkomst de spelregels van een SWOT-analyse toe:

o    het besprokene is vertrouwelijk.

o    we praten alleen over zaken, niet over mensen.

o    we gaan niet met elkaar in discussie, we kunnen elkaar wel om verduidelijking vragen.

o    we respecteren ieders mening.

o    we accepteren verschillen in kennis.

o    we brengen alleen eigen ervaringen/visies in.

  1. Behandel achtereenvolgens de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen. Geef steeds bijvoorbeeld 10 minuten om op post-it's opmerkingen te schrijven (voor elke opmerking een post-it); verzamel ze vervolgens en plak ze op een flip-overvel; neem collectief de gemaakte opmerkingen door, vraag elkaar indien nodig om verduidelijking.

Voor een goede SWOT-bijeenkomst is het heel belangrijk discussie te vermijden. De gespreksleider moet hier zorg voor dragen. Wanneer discussie ontstaat, verdwijnt de ruimte om vrij na te denken over de organisatie.

Voorbeeld:
Iemand geeft als zwak punt aan: 'de heemkamer is te weinig open'. Wanneer iemand anders deze opmerking ziet, zegt hij: 'Ja, maar dat kan ook niet anders. We hebben gewoon te weinig mensen om vaker open te zijn'. Deze tweede persoon heeft misschien helemaal gelijk, maar door deze opmerking wordt het met een frisse blik kijken naar de organisatie belemmerd. Juist door nu geen verklaringen te zoeken, maar enkel meningen en ervaringen te noteren, kan een beeld verkregen worden van wat mensen belangrijk vinden.

Resultaten van de SWOT-analyse
Hoe om te gaan met de gesignaleerde sterkten en zwakten, kansen en bedreigingen? In onderstaande tabel is kort aangegeven welke actie het meest passend is in de verschillende situaties:

Aspecten van het werk bij een heemkundekring waar men aan kan denken bij het benoemen van sterkten en zwakten:

Activiteiten:
-
Verzamelen van voorwerpen en documenten
- Presentatie in de heemkamer
- Tijdelijke tentoonstellingen
- Rondwandelingen/fietstochten
- Publicaties
- Onderzoek

     Organisatie en proces:
-
Beleid: doelen, te behalen resultaten (kwaliteit en aantallen/doelgroepen) en evaluatie (Plan/do/check/act)
- Organisatie: taken en bevoegdheden actieve leden, overlegstructuur, besluitvorming, interne communicatie
Werkprocessen: overdraagbaarheid, afspraken, planningen, stroomlijning, evaluatie
Huisvesting en hulpmiddelen: toegankelijkheid, logistiek, benodigdheden voor het uitvoeren van de taken
Externe communicatie: klantvriendelijkheid/gastvrijheid, PR en marketing

Aspecten van de samenleving waar men aan kan denken bij het benoemen van kansen en bedreigingen zijn bijvoorbeeld digitalisering, vergrijzing, de verhoging van de pensioenleeftijd, de toename van zorgtaken en gemeentelijke herindelingen.

Een handige hulpmiddel voor het systematisch aanduiden van kansen en bedreigingen in de omgeving is DESTEP-methode:
Demografische trends (bevolking: bijvoorbeeld samenstelling, opleidingsniveau, migratie)
Ecologische trends (omgang met landschap en natuur, duurzaamheid)
Sociologische trends (levensstijlen: bijvoorbeeld jongeren-/ouderencultuur, arbeidsethos)
Technologische trends (bijvoorbeeld ICT, mobiele toepassingen)
Economische trends (conjunctuur: verandering in bestedingen, cultureel ondernemen)
Politieke trends (bijvoorbeeld rol van de overheid in cultuur: terugtredend of inhoudelijk sturend, aandacht voor erfgoed)

 

©2017 Erfgoed Brabant